依照勞基法,員工服務滿6個月以上就有特別休假(特休)。在職期間及離職時,若有沒休完的特休,雇主需視不同的情況分別處理。
在職期間:年度終結時的未休完特休
在職期間的特休結算時點,是在每年的「年度終結時」,視雇主採用的特休制度而定:
- 週年制:若無留停,為員工到職月日的前一天(例如到職月日為2/15,年度終結日為每年的2/14)
- 曆年制:每年的12/31
- 學年度制:每年的7/31
結算方式只有二種是合法的:
立刻換錢,或者經員工同意遞延到次年的年度終結。
如果遞延到次年年度終結還是休不完,此時一定要立刻換錢。也就是說,只能遞延一次而已。
實務上已發展出各種有創意的特休處理方法:有些公司會讓特休「無限期」遞延使用或硬性要求「一律」遞延至次年再換錢;有些會規定當年度沒用完就自動失效;有的甚至直接把已發的年終獎金一部分當作是未休特休的工資。
這些創意作法都是違法無效的,就算訂在合約或取得員工同意,一樣無效,被查到至少先被罰2萬元。
離職:契約終止時的未休完特休
員工離職時若還有剩下的特休,雇主就一定要換錢。
有些公司會規定離職前未休畢特休視同放棄,這種當然是違法無效的。因此就衍生出各種的因應方式:「員工表現不佳或業績不良,故不發給特休未休工資」、「員工犯錯或損壞財物而需賠償公司,故逕以特休未休工資抵銷賠償金額」、「員工未完成交接作業,故扣發特休未休工資」。這些藉口在法律上有用嗎?當然沒用。
比較狡猾的公司會要求離職員工簽「特別休假放棄聲明書」或「特休未休工資請求權放棄聲明書」,甚至得簽完名才能完成交接。
這招在過去或許有效(因為在2017年一例一休修法前,特休的法律保護力稍弱),但現在還這麼做,十之八九會被認為是「員工被迫同意」,簽了等於沒簽,公司一樣會被政府處罰並被員工求償。
總之,特休未休工資是避不掉的,想省錢的最有效方法就只有「鼓勵」員工多多請特休。從這個角度來看,許多新創公司給的特休天數比勞基法還多,就是要讓員工不知不覺用掉需要換錢的法定天數。
特休未休工資的計算及支付期限
不論是在職期間的年度終結時,或是員工離職的契約終止時,特休未休工資的計算方式都一樣:未休畢特休日數 × 一日工資。
如果採月薪制,要怎麼換算「一日工資」?法令規定「最近一個月正常工作時間所得之工資 ÷ 30」,這邊有幾點要注意:
- 最近一個月:指的是年度終結前或離職前的「最近一次發薪日」
- 正常工作時間:指的是在一般正常情況、理論上員工可獲得的薪資,其實就是「約定薪資」,因此要排除加班(1、2、3)、留職停薪這些非正常情況
- 工資:按月固定給付的底薪、津貼、獎金、加給等經常性給與的合計總金額
由此可知,「最近一個月正常工作時間所得之工資」並不是直接看薪資條上的實領金額,而要看契約上屬於工資性質的款項加總。
前面有提到,年度終結時「遞延至次年」的特休,在次年年度終結時一定要換錢,但工資計算上仍要回歸原年度終結當時的最近一次發薪日理論上可獲得的薪資,而不是抓次年年度終結、換錢時的薪資。
至於特休未休工資的支付期限,法令規定的稍為複雜,不過不論是年度終結或契約終止,只要在下一次的發薪日支付就一定ok。
優於法令的特休,要有相關的配套措施
以上的說明,都是針對勞基法的法定特休。
那如果是優於法令的特休呢?例如到職第1天立刻給的特休、比法定天數還多的特休天數。勞動部表示,優於法令的部分若沒休完,由勞資雙方自行約定解決方式。
意思就是說,如果沒有約定,雇主並無換錢的義務。
即便如此,一般還是會建議事前規劃好完善的特休請休及處理措施,因為如果什麼都沒約定,仍存在一定的法律風險。
例如在職滿6個月以上公司提供6天特休(法定3天,公司再多給3天)。有名員工用掉了3天,請休期限屆至時(年度終結或員工離職)剩下3天,此時員工竟「依法」來討未休完特休的工資,主張用掉的那3天是「公司多給、優於法令的特休」,剩下的才是勞基法給的。若公司欠缺相關配套措施、沒辦法向調解機關/法院講清楚時,就有可能需要按照員工的主張付錢。
一鍵聰明處理未休完特休
看到這裡,各位讀者是否已經會處理未休完特休?
如果覺得看一堆法令文字很麻煩,或是懶得手動計算特休未休工資的金額及支付期限,或是想快速瞭解任職公司目前的作法有無法律風險的話:
請一定要來體驗 Alpine 勞動法務智慧夥伴 的 未休完特休處理 及 離職特休結清 ,讓您一鍵聰明處理員工的未休完特休。
———
想知道如何聰明管理法律風險嗎?
歡迎立即體驗 Alpine 勞動法務智慧夥伴
並 預約專人 與您聊聊貴公司現況
也歡迎追蹤我們的Facebook粉絲專頁:ALT 智慧法務