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如何聰明處理離職員工的預支或超休特休?

by Ernie 2022-09-06
2022-09-06
smart way to settle overuse of annual leaves
15.7K

員工離職時,若還有剩下的特休沒休完,雇主就一定要換錢。但如果員工不只用光特休,而且還有預支或超休的情況,這時候該怎麼辦?

 

什麼時候會有「預支特休」?

預支特休跟預支薪水是一樣的道理。

照理說,員工必須在職服務滿一定的年資,才能取得相對應的特休日數;若用完特休,就要等到做滿下一階段的年資。

不過,若公司願意讓員工提前使用未來年資的帶薪休假,就是預支特休。當員工之後的確也做滿年資,屆時公司給特休只要扣掉預支日數即可,雙方互不相欠;但當員工沒做滿年資就離職,就會變得比較麻煩。

 

Alpine 勞動法務智慧夥伴可處理預支特休的情況
Alpine 勞動法務智慧夥伴 可處理預支特休的情況

 

什麼時候會有「超休特休」?

特休的年資是從員工到職日當天起算(若有試用期,要從試用第1天起算),自員工在職滿6個月開始,每滿一定的年資,在隔一天就可以取得請特休的權利。

勞基法允許不同的特休制度,差別在於「可請休期間(行使特別休假權利之期間)」。

若勞資雙方沒有特別約定,就以最直觀易懂的週年制(從員工到職日當天起算,計算上與特休年資一致)為預設,例如員工在2021年2月15日到職,若在職到當年的8月14日就做滿6個月,翌日也就是8月15日即可取得3天的特休權利,可請休期間為2021年8月15日至2022年2月14日。

但週年制最大的問題在於,因為每個員工的到職日不同,所以「給假日期」及「可請休期間」都不一致,「特休結算的年度終結日」也不同。

若要統一管理特休,讓每個員工的「給假日期」、「可請休期間」及「特休結算的年度終結」全部一致,就可以採取曆年制、學年度制、特殊會計年度制或其他自行約定的年度制。

在這些特殊年度制下,若公司在年初就「一次預給」當年度的所有特休,當員工離職結清特休時,就可能會有超休的情況發生。

 

例如,公司採曆年制且在1月1日就一次預先給假。有一名A員工:

  • 2021年12月25日到職
  • 2022年1月1日取得公司預給的3.1天特休
  • 2022年1月間休完所有的特休
  • 2022年1月31日離職

A員工的年資只有1個多月,因為公司採曆年制而提前享有特休,卻在未滿年資、休完預給特休的情況下離職,此時就會有超休特休的情況。

 

又例如,在同一間公司,有另一名B員工:

  • 2020年2月15日到職
  • 2022年1月1日取得9.6天特休(其中0.9天為滿1年年資而公司應給的特休,其餘8.7天為2年年資未滿但公司預給的特休)
  • 2022年1月間休完所有的特休
  • 2022年1月31日離職

B員工在2022年1月1日的年資還未滿2年,因為公司採曆年制而提前享有2年年資才有的8.7天特休(計算式:10 – (1 + 14/28 )/12 * 10),而B員工在未滿年資、休完預給特休的情況下離職,一樣會發生超休特休。

Alpine 勞動法務智慧夥伴可處理特殊年度制下的超休特休
Alpine 勞動法務智慧夥伴 可處理特殊年度制下的超休特休

 

但並不是採曆年制等特殊年度制就一定會發生超休,有些情況反而是離職員工休不完特休。例如假設B員工的離職日是2022年2月20日且一樣已休完所有特休,在這種情況,B員工已滿2年年資而依法享有10天特休,實際上卻只拿到其中的8.7天,剩下的1.3天還來不及拿(原本要等到2023年1月1日才拿到)就已經離職,此時公司必須將這1.3天「應給而未給」的未休特休折算工資,否則就會違法。

Alpine 勞動法務智慧夥伴可處理特殊年度制下特休休不完的情況
Alpine 勞動法務智慧夥伴 可處理特殊年度制下特休休不完的情況

 

若事先沒講好,公司不可以直接扣薪來抵

無論離職員工有預支或超休特休,對公司來說都是白付了帶薪休假的工資,也就是員工溢領這部分的錢。

不過,由於勞基法有「工資全額給付原則」這項天條,公司原則上不能隨便扣發員工的薪水,若沒有事先約定或規定,就不可以從薪資扣回預支或超休特休工資。

最理想的處理方式,除了事先約定或規定預支或超休特休的使用規則外,公司可以進一步用書面明確告知預支或超休的特休天數、計算方式及溢領金額,並請離職員工簽名同意讓公司直接從最後一個月的薪資中扣除

 

不知如何處理預支特休,也不會計算超休天數及溢領工資,怎麼辦?

預支特休遠不如預支薪水般容易處理,而曆年制等特殊年度制下可能產生的超休問題更是麻煩,首先必須判斷員工是「超休」還是「休不完」,若是超休,則要進一步計算超休的天數及員工溢領的金額。

究竟有沒有更聰明、更快速、更友善的處理方法?

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